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Los usuarios reciben llaves de acceso bien directamente bien por pertenencia a grupos de usuarios.
El sistema registra los accesos a los módulos del sistema, con el nombre de usuario y el ordenador o identificador de red desde el que accedió.
La activación y desactivación de usuarios es inmediata, la mayoría de las llaves ya están configuradas en perfiles que permitan asignar privilegios rápidamente: usuario de archivo, usuario de oficina, usuario de consulta, usuario Web, etc.
También hay un control de préstamos que permite conocer que documentos o series de documentos están fuera de nuestras instalaciones, con control de expiración de préstamos.
El módulo de expurgo está restringido a usuarios maestros que puedan tomar decisiones sobre la información a expurgar.
Con este módulo a una ficha de descripción de fondos se le pueden adjuntar tantos archivos electrónicos como se quieran.
De esta manera se hace posible la consulta remota de copias de documentos reduciendo su manipulación y deterioro.
Podemos asociar tantos archivos multimedia a una descripción como sean necesarios.
No hay límite ni en el número ni en el tipo de archivos que se pueden adjuntar y tratar desde la propia ficha de descripción de fondos.
Podremos consultar los archivos multimedia de forma trasversal en el archivo. Obtener listas de imágenes, sonidos, por localización, fondo, usuario, etc.
Si una descripción de fondos necesita de muchos archivos podremos crear carpetas y subcarpetas a cualquier nivel de anidación donde clasificar los archivos.
Estas carpetas son virtuales, funcionan como las carpetas de Explorer pero son consultables desde cualquier terminal , incluso desde conexiones de Internet.
Los archivos adjuntos son guardados en un repositorio común, los permisos asignados a las carpetas se realizan desde dentro del programa sin necesidad de la administración de personal informático.
Podemos utilizar cualquier dispositivo de entrada bajo el estándar TWAIN.
Se pueden crear perfiles de calidad para la digitalización, de esta manera diferentes personas pueden utilizar los mismos criterios en diferentes sesiones de captura de documentos
La aplicación, por lo demás, permite llevar a cabo de forma automatizada todos los procesos implicados en la gestión de un archivo:
Este módulo permite realizar consultas de fondos a través de Internet.
Las consultas son dinámicas, las páginas se confeccionan a partir de la información actualizada de las bases de datos, al instante.
Los usuarios son identificados y se le aplican restricciones en los niveles de consulta.
Búsqueda por texto libre en el caso de tener el módulo de indización.
Se puede utilizar como módulo de consulta en sala.
Es configurable estéticamente por cada archivo.
Posibilidad de realizar peticiones de consulta en sala y préstamos.
El formato de las páginas Web puede ser modificado por los usuarios para integrarlo en cualquier sitio, el formato es configurable al máximo.
Para un gran volumen de datos o muchos usuarios concurrentes puede ser necesario recurrir a este módulo que permite cambiar la base de datos local que viene por defecto con team Arca. La aplicación es escalable y puede ser utilizada por cientos de usuarios a la vez sin merma de resultados, siempre que el hardware de la instalación esté bien dimensionado.
team Arca está programado con conceptos de escalabilidad, utilizando la base de datos como archivo y garante de la integridad referencial, los clientes conectan y desconectan automáticamente consumiendo el mínimo indispensable de ancho de banda y servidor en cada transacción, sea cual sea el servidor de base de datos elegido.
Como servidor se puede elegir virtualmente cualquier marca de base de datos:
Se pueden elegir otras bases de datos, pero tendrían que tener un proveedor OLEDB y ser testeadas por Sellmaster para su aprobación definitiva.
Si la instalación es exclusiva para team Arca y no se dispone de un personal informático recomendamos implantar gestores de bases de datos como Interbase o Firebird, que pueden soportar grandes cargas de trabajo 24x7 (plena disposición) sin necesidad de un administrador especializado ni conocimientos técnicos, además en el caso de Firebird las licencias son gratuitas, con fuentes libres y virtualmente válida para cualquier plataforma Windows, Unix o Linux existente.
Este módulo permite buscar fichas de descripción de fondos por cualquier conjunto de palabras que aparezcan en cualquier nivel. Las palabras son codificadas numéricamente y tratadas mediante algoritmos sencillos y ultrarápidos de combinación y proximidad en un texto.
Las funciones y los operadores de búsqueda son similares a los que se encuentran en buscadores tipo Google al igual que la velocidad de localización de resultados.
Es capaz de recuperar una búsqueda sobre 10 millones de fichas o 20 GB de información en un milisegundo.
Funciona como un servicio automático acoplado al servidor no requiere de ningún mantenimiento especial ni de adquisición de licencias de usuario.